Biuletyn Informacji Publicznej
STAROSTWA POWIATOWEGO W TORUNIU

§ 24. Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich - „OR"

1. Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa, organizację przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków, realizuje zadania dotyczące problematyki prawno – administracyjnej, wojskowej i nadzoru nad stowarzyszeniami oraz w zakresie spraw obywatelskich.
2. W strukturze organizacyjnej Wydziału funkcjonują:
1) Biuro Rady zapewniające administracyjną obsługę Rady Powiatu,
2) Archiwum Zakładowe.
3. Do podstawowych zadań Biura Rady należy:
1) w zakresie obsługi Rady:
a) gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady, Komisji i radnych,
b) przygotowywanie materiałów na posiedzenia Rady i Komisji,
c) sporządzanie protokołów z sesji Rady i posiedzeń Komisji,
d) prowadzenie rejestru:
- uchwał Rady,
- wniosków i opinii Komisji,
- interpelacji i wniosków radnych,
e) przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Rady, wniosków komisji i interpelacji radnych zainteresowanym kierownikom wydziałów oraz czuwanie nad terminowym ich załatwianiem,
f) przedkładanie uchwał Rady organom nadzoru i do publikacji,
g) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu obowiązków radnego.
4. Do podstawowych zadań Wydziału w zakresie spraw organizacyjnych i ogólnych należy w szczególności:
1) obsługa administracyjna Zarządu, w tym:
a) przygotowywanie materiałów i protokołowanie posiedzeń Zarządu,
b) prowadzenie rejestru uchwał Zarządu,
c) przekazywanie do realizacji odpisów uchwał Zarządu naczelnikom wydziałów i czuwanie nad terminowym ich załatwianiem,
2) prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
3) prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa, w tym przyjmowanie, rejestracja korespondencji wpływającej do Starosty i przekazywanie jej do właściwych komórek organizacyjnych,
4) prowadzenie i koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
5) prowadzenie ewidencji oddelegowań służbowych pracowników,
6) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,
7) opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego i regulaminu pracy Starostwa oraz kontrola ich realizacji, stosownie do potrzeb i bieżących zmian w przepisach prawa,
8) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa,
9) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
10) prowadzenie rejestru indywidualnych upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Starosty,
11) prowadzenie zbioru porozumień spraw powierzonych innym jednostkom,
12) prowadzenie centralnego rejestru umów,
13) opracowywanie i uzgadnianie projektów aktów prawnych Rady, Zarządu i Starosty, opiniowanie ich pod względem redakcyjnym,
14) przekazywanie materiałów do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko – Pomorskiego,
15) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do Starostwa oraz nadzór nad terminowym ich załatwianiem,
16) załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, pieczątkami i tablicami informacyjnymi,
17) prowadzenie zbioru bibliotecznego Starostwa,
18) administrowanie wewnętrzną siecią komputerową Starostwa, w tym zapewnienie funkcjonowania systemów informatycznych oraz czuwanie nad bezpieczeństwem danych osobowych zawartych w tych systemach,
19) zabezpieczenie przestrzegania prawa autorskiego przy używaniu oprogramowania informatycznego w Urzędzie,
20) nadzór nad stroną internetową Powiatu i Biuletynu Informacji Publicznej,
21) prowadzenie spraw administracyjnych należących do właściwości Powiatowego Rzecznika Konsumentów,
22) przechowywanie oświadczeń majątkowych składanych Staroście i Przewodniczącemu Rady oraz podejmowanie działań w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi w analizowanych oświadczeniach.
5. Do podstawowych zadań Wydziału w zakresie spraw obywatelskich należy w szczególności:
1) wydawanie zezwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie drobnej wytwórczości przez zagraniczne osoby prawne i fizyczne,
2) nadzór nad działalnością stowarzyszeń zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym,
3) wydawanie zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa oraz prowadzenie spraw związanych z przewozem osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych,
4) realizacja zadań wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
5) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań wynikających z ustawy o repatriacji,
6) organizowanie i przeprowadzanie kwalifikacji wojskowej,
7) przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru,
8) wykonywanie zadań związanych z przygotowywaniem i przeprowadzeniem wyborów samorządowych.
6. Do podstawowych zadań Wydziału w zakresie spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego należy w szczególności:
1) w zakresie spraw obronnych:
a) koordynowanie przedsięwzięć związanych z opracowaniem i aktualizacją dokumentów obronnych wynikających z „Zakresu działania Starostwa w dziedzinie obronności państwa w czasie pokoju;
b) opracowanie i aktualizowanie m.in.:
- „Planu operacyjnego funkcjonowania Powiatu Toruńskiego w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa i w czasie wojny”,
- „Planu Akcji Kurierskiej Starosty Toruńskiego”,
_ „Planu przygotowań publicznej i niepublicznej służby zdrowia Powiatu Toruńskiego na potrzeby obronne państwa”,
- „Regulaminu Organizacyjnego Starostwa na czas wojny”,
c) koordynowanie i realizowanie przedsięwzięć planistycznych, organizacyjnych i wykonawczych związanych z zabezpieczeniem potrzeb Sił Zbrojnych RP,
d) współdziałanie z przedstawicielami administracji wojskowej w zakresie planowania i realizacji zadań wsparcia świadczonych na rzecz wojsk sojuszniczych w ramach obowiązków państwa – gospodarza (HNS);
2) w zakresie obrony cywilnej:
a) opracowanie i aktualizowanie „Planu obrony cywilnej Powiatu Toruńskiego”,
b) przeprowadzanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej do działania,
c) organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń sił obrony cywilnej,
d) organizowanie szkolenia ludności w zakresie powszechnej samoobrony,
e) przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,
f) planowanie, przygotowanie i koordynowanie ewakuacji ludności na wypadek zagrożenia życia, zdrowia i majątku ludności na terenie większym niż jedna gmina,
g) planowanie ochrony oraz ewakuacji zabytków i dóbr kultury na wypadek zagrożenia zniszczeniem, opracowanie „Planu ochrony zabytków na terenie Powiatu Toruńskiego”,
h) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem i zapewnieniem funkcjonowania budowli ochronnych i urządzeń specjalnych,
i) nadzorowanie realizacji przedsięwzięć związanych z zapewnieniem dostaw wody dla ludności, podmiotów gospodarczych, zwierząt hodowlanych, urządzeń specjalnych oraz dla celów przeciwpożarowych,
j) opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego mających wpływ na realizację zadań obrony cywilnej;
3) w zakresie zarządzania kryzysowego:
a) opracowanie i aktualizowanie „Toruńskiego Planu Zarządzania Kryzysowego”,
b) monitorowanie stanu bezpieczeństwa powiatu, dyspozycyjności i gotowości sił i środków ratowniczych oraz wspomagających działania ratownicze,
c) wdrażanie, weryfikowanie i aktualizowanie baz danych niezbędnych do zabezpieczenia procesu koordynacji działań, realizowanych w warunkach nadzwyczajnych zagrożeń,
d) opracowywanie materiałów analityczno-sprawozdawczych z zakresu przygotowania, organizacji i realizacji przedsięwzięć w warunkach nadzwyczajnych zagrożeń,
e) wdrażanie i utrzymywanie w gotowości systemów techniczno-informatycznych wspomagających proces podejmowania decyzji, monitorowania zagrożeń oraz powiadamiania i alarmowania ludności.
7. Do podstawowych zadań Wydziału w zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych należy w szczególności:
1) współpraca z wydziałami Starostwa i jednostkami organizacyjnymi powiatu w zakresie przygotowywania postępowań o zamówienie publiczne,
2) prowadzenie dokumentacji przetargowej Starostwa,
3) prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
4) nadzór nad przestrzeganiem ustawy w jednostkach organizacyjnych.
8. Do podstawowych zadań Wydziału w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw oraz nadzór nad przestrzeganiem w Starostwie przepisów ochrony przeciwpożarowej,
2) zabezpieczenie mienia Starostwa i ochrony pomieszczeń,
3) administrowanie budynkiem Starostwa,
4) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym, konserwacją sprzętu i wyposażeniem w Starostwie,
5) prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych,
6) gospodarowanie drukami i formularzami,
7) gospodarowanie taborem samochodowym,
8) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia powiatu,
9) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach Starostwa oraz innych zadań z zakresu obsługi gospodarczej.
9. Do zadań Archiwum Zakładowego należy prowadzenie archiwum Starostwa, a w szczególności:
1) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
2) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego,
3) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa po uprzedniej kontroli jej przygotowania do archiwizacji,
4) odpowiednie składowanie przyjętej dokumentacji,
5) właściwe zabezpieczenie dokumentacji przed wpływem szkodliwych czynników (temperatura, wilgotność, itp.),
6) zlecanie w razie potrzeby niezbędnych prac konserwatorskich,
7) bieżące prowadzenie stosownej ewidencji przechowywanej dokumentacji,
8) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego nadzorowanie procesu fizycznego niszczenia dokumentacji,
9) udostępnianie, wypożyczanie dokumentacji osobom i uprawnionym podmiotom,
10) zapewnienie ochrony (zabezpieczenia) dokumentacji przed ich utratą i wglądem osób nieupoważnionych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami,
11) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych po upływie wymaganego okresu do właściwego Archiwum Państwowego,
12) wykonywanie pozostałych obowiązków wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.